Bitte informieren Sie die Verwaltung, insbesondere die Personalabteilung, über in Ihrem Projekt geplante Personaleinstellungen, Stellenaufstockungen und generelle Veränderungen im Personalbereich bevor Sie die nächsten Schritte gehen. Denn gerade in diesem Bereich sind laufende Änderungen von Seiten des Gesetzgebers möglich, über die die Mitarbeiter_innen der Personalabteilung informiert sind und Sie dementsprechend beraten können. So vermeiden Sie gegebenenfalls böse Überraschungen und Mehrarbeit für das Projektteam und alle anderen Beteiligten.

Beachten Sie bitte, dass alle Personen (z.B. Hilfskräfte, wissenschaftliche Mitarbeiter_innen) erst dann für das Projekt arbeiten dürfen, wenn ein arbeitsrechtlicher Vertrag vorliegt und dieser durch die Personalabteilung ausgehändigt wurde.

Die Durchführung eines Besetzungsverfahrens erfolgt gemäß den aktuellen Richtlinien für Besetzungsverfahren (siehe dazu „Richtlinie zum Verfahren bei Besetzungen von Akademischen Mitarbeiter_innen“). Zu berücksichtigende Aspekte sindbeispielsweise Dienstaufgabenbeschreibung, Stellenausschreibung, Besetzungskommission oder Gremienbeschlüsse. Ein verkürztes Einstellungsverfahren ist bei Beschäftigungen, die aus Drittmitteln finanziert werden, möglich.

Im Falle der Pädagogischen Hochschulen kann es gerade im Bereich der → Abordnungen von Lehrer_innen komplizierte Regelungen geben (insbesondere die lange Vorlaufzeit für Abordnungen). Auch in diesem Fall hilft Ihnen die Personalabteilung gerne weiter.

Nutzen Sie beim Einstellungsprozess von studentischen oder wissenschaftlichen Hilfskräften das entsprechende Antragsformular. Dabei sollten Sie im Auge behalten, dass auch für im Projekt angestellte → Hilfskräfte Dienstreiseanträge gestellt werden müssen.

Zudem sollten Sie klären, welche Büroausstattung und technischen Geräte für die einzustellende(n) Person(en) notwendig sind. Die Materialausgabestelle und das MIZ stehen Ihnen hierbei unterstützend zur Seite. Bitte beachten Sie auch folgende Antragsformulare und Merkblätter:

• Antrag auf Überlassung von Diensträumen an Bedienstete
• Beschaffungsantrag und Merkblatt Beschaffungen
• Bestellformular

Ganz besonders wichtig ist die Begrüßung und Einführung der/des neuen Mitarbeitenden durch die Projektleitung in das Aufgabenfeld. Auch Schnittstellen zu Aufgabenfeldern anderer Mitarbeiter_innen sollten frühzeitig definiert werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie sämtliche Dokumente, die im Nachgang der Bewilligung modifiziert bzw. neu erstellt werden, an die Haushaltsabteilung weiterleiten und in die → elektronische Projektakte einstellen. Dazu zählen auch Absprachen mit der drittmittelgebenden Institution, die nur mündlich oder über E-Mails erfolgen.

Sollte eine Absprache ausschließlich mündlich erfolgt sein, so wird empfohlen, dass Sie im Nachgang das Gesprächsergebnis schriftlich zusammenfassen und der drittmittelgebenden Institution per E-Mail zusenden und sich bestätigen lassen.