Dokumente- und Datenmanagement

Im Laufe eines Projekts fallen viele Informationen und Daten an, die ebenfalls gemanagt werden müssen. Dies sind zum einen Daten zur Verwaltung des Projekts (z.B. zu den Themen Finanzen oder Personal – siehe Ausführungen zur elektronischen Projektakte in dem auch auf die Aufbewahrungspflicht von Projektunterlagen und Belegen eingegangen wird), zum anderen können dies Forschungsdaten (z.B. erhobene Daten) sein. Zu den Themen → Datenschutz und Datensicherheit berät Sie gerne der/die Datenschutzbeauftragte unserer Hochschule.

In beiden Fällen gilt: Es ist hilfreich, wenn Sie zu Beginn des Projekts, ggf. in Absprache mit Projektbeteiligten, eine eigene Systematik erarbeiten. Dies beginnt mit einer übersichtlichen digitalen Ordnerstruktur zur gemeinsamen Bearbeitung von Daten und Dokumenten, geht weiter mit der Definition der öffentlichen oder nicht-öffentlichen Zugänglichkeit zu Informationen und reicht hin bis zur Verwahrung bzw. bis zum Verschluss erhobener Daten, die entweder bestimmten Vorgaben durch die Fördereinrichtung oder konkreten Empfehlungen unterliegen.

Empfehlungen gibt z.B. die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) mit folgenden Dokumenten:

„Sicherung guter wissenschaftlicher Forschungspraxis“, Weinheim 2013, ergänzte Auflage, Empfehlung 7: Datenhaltung

DFG-Leitlinien zum Umgang mit Forschungsdaten (30.9.2015)

Es kann hilfreich sein, zu Beginn des Projekts ein → Projekttagebuch (auch Project Diary) anzulegen, in dem beispielsweise

• wichtige Entscheidungen im Projektverlauf notiert,
• → Stakeholder (projektintern und -extern) und deren Interessen analysiert,
• Agenden für Projekttreffen definiert,
• Arbeitspakete fixiert,
• Orte von abgelegten Daten benannt und
• der Informationsstand aller Beteiligten zu bestimmten Projektschritten festgehalten werden.

Dieses Projekttagebuch fungiert als „Projektgedächtnis“ und kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn Berichte oder Evaluationen anstehen oder wenn unvorhersehbare Veränderungen im Projekt auftreten (wie z.B. ein längerer Arbeitsausfall einer Projektmitarbeiterin bzw. eines Projektmitarbeiters).

Berichtspflichten

In der Regel müssen Sie dem Fördermittelgeber einen oder mehrere Zwischenberichte vorlegen, Finanznachweise müssen in der Regel pro → Haushaltsjahr eingereicht werden, oftmals verbunden mit der → Mittelanforderung für das folgende Jahr. In jedem Fall sind ein Abschlussbericht sowie der Gesamtverwendungsnachweis nach Projektende zu erstellen. Planen Sie dafür genügend Zeit ein, vor allem dann, wenn mehrere Projektbeteiligte Daten bzw. Berichtsteile liefern müssen. Bei einigen Förderern besteht die Möglichkeit, eine → kostenneutrale Laufzeitverlängerung je nach Höhe der Restmittel zu beantragen, sofern die Projektziele noch nicht vollständig erreicht sind (hierzu zählt nicht die Berichterstellung). Die Berichterstellung ist im Förderzeitraum zu erstellen und entsprechend zeitlich einzuplanen.

Beim Erstellen des Berichts sollten folgende Fragen berücksichtigt werden:

• Welche Vorgaben und Vorlagen von Seiten des Mittelgebers existieren (z.B. hinsichtlich des Berichtsumfangs, der Struktur, Anhänge)?
• Welche Projektbeteiligten liefern zu welchem Zeitpunkt Informationen oder Daten für den Bericht?
• Wer nutzt die Projekt(zwischen)ergebnisse zu welchem Zweck? Wie müssen diese aufbereitet sein?
• Was sind Kernaussagen und zentrale Erkenntnisse für die drittmittelgebende Einrichtung?
• Wo gab es Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan, aus welchen Gründen? Inwiefern muss(te) der ursprüngliche Zeitplan entsprechend angepasst werden oder nicht?
• Welche neuen Ziele oder unerwarteten Ergebnisse sind aufgetreten, wie wurde bzw. wie wird damit umgegangen?
• Wie wird die Berichterstellung gewährleistet, wenn zum Projektende ein Hochschulwechsel der Projektleitung ansteht?

Ein Bericht enthält zumeist folgende Punkte:

• Projektthema bzw. -ziele
• Stand des Projekts
• ggf. Stand von Teilprojekten oder einzelnen Arbeitspaketen
• Arbeitsplan mit erreichten Meilensteinen
• Information zu Abweichungen im Zeit- und Arbeitsplan
• Informationen zu Finanzen/Kosten
• geplante Aktivitäten bis zum nächsten Statusbericht
• Anhänge (z.B. Protokolle, Disseminationsmaterialien wie Pressemitteilungen, Tagungsprogramme, Bilder, Quellennachweise)