Das offizielle Schreiben

Die Projektbewilligung durch die fördermittelgebende Institution erfolgt in der Regel in Briefform. Es ist möglich, dass Ihnen die positive Entscheidung vorab via E-Mail mitgeteilt wird. Das offizielle Bewilligungsschreiben wird oftmals sowohl an den/die Antragsteller_in als auch die Hochschulleitung gesandt.Ablehnungsschreiben werden oft nur an die/den Antragsteller_in versandt.

Die fördermittelgebende Einrichtung wird Ihnen neben der eigentlichen Bewilligung weitere Dokumente zukommen lassen. Das können u.a. sein:

• Richtlinien zur Bewirtschaftung der → Drittmittel,
• Vorlagen für → Verwendungsnachweise etc. oder
• Angaben zur Öffentlichkeitsarbeit.

Bitte reichen Sie sämtliche Unterlagen des Bewilligungsschreibens an die Haushaltsabteilung weiter und behalten Sie eine Kopie für die eigenen Unterlagen. Diese Unterlagen werden der elektronischen Projektakte (siehe auch Projektstart) zugeführt. Es hat sich bewährt, vor dem → Startgespräch mit der Haushaltsabteilung diese Unterlagen Schritt für Schritt durchzugehen, um dann etwaige Fragen zu klären.

Als Mitglied der Hochschule müssen Sie die erfolgreiche Drittmitteleinwerbung der Hochschulleitung melden. Dies ist darin begründet, dass formal die Hochschule der Drittmittelempfänger ist und nicht Sie als Antragsteller_in. Zur Meldung nutzen Sie bitte das Formular „Anzeige eines Drittmittelvorhabens Teil 2 Antrag auf Zustimmung zur Annahme von Drittmitteln“.

Eine Bewilligung kann mit Auflagen des Fördermittelgebers verbunden sein. Es kann sich dabei um inhaltliche Auflagen der Gutachter_innen handeln, wenn beispielsweise einzelne Arbeitspakete gekürzt oder gestrichen werden. Oft werden auch die beantragten Mittel gekürzt, wenn beispielsweise Mittel für Computer, die zur → Grundausstattung einer Hochschule gehören, nicht bewilligt werden. Zudem kann sich aufgrund der Bearbeitungszeit des Antragsverfahrens ein späterer Förderbeginn ergeben. In den meisten Fällen ist daher ein aktualisierter Finanzplan und/oder aktualisierter Zeitplan zu erstellen, der quasi ein Update Ihres Antrags darstellt. Die aktualisierte Fassung stellen Sie bitte ebenfalls der Haushaltsabteilung zur Verfügung. Sie bekommen dann ein oder mehrere → Kassenzeichen zugewiesen.

Als Projektleitung sind Sie nun mit vielfältigen Aufgaben betraut. Unter anderem sollten Sie den Überblick bewahren, welche Projektausgaben förderfähig sind (→ Förderfähige Ausgaben) und welche nicht. Es liegt in der Verantwortung der Projektleitung, Termine und Fristen im Blick zu haben, Arbeitspakete für Mitarbeitende zu definieren und mit Projektpartner_innen zu kommunizieren, um diese z.B. an Einreichungsfristen zu erinnern.