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Projektmittelverwaltung

Mittelanforderung

Je nach fördermittelgebender Einrichtung und Projekt gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Mittel anzufordern. Auch die Frequenz der → Mittelanforderung kann unterschiedlich sein. Generell können drei verschiedene Varianten der → Mittelanforderung unterschieden werden.

Bewilligungen von Landesmitteln (z.B. des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst) für Forschungsprojekte werden mit einem so genannten → Kassenanschlag zugewiesen. Mit dem → Kassenanschlag erhält die Hochschule die Ermächtigung, Ausgaben zu tätigen. Es handelt sich um jährliche Mittel, d.h. die Übertragung von Restmitteln ist nur auf Antrag möglich. In der Regel bekommt die Hochschule den ersten → Kassenanschlag automatisch zu Projektbeginn und in den Folgejahren nach Vorlage des Verwendungsnachweises. Der Schriftwechsel mit den Ministerien erfolgt immer über das Rektorat.

Des Weiteren gibt es Projekte, in denen die Mittel über ein Formular oder online abgerufen werden müssen. Dies ist meist bei größeren Einrichtungen wie den Bundesministerien, der DFG oder Stiftungen üblich. Für die Frequenz und die genauen Vorgaben zum Mittelabruf finden sich meist in den Nebenbestimmungen weitere Informationen. Die Formulare zum Mittelabruf müssen in der Regel rechtsverbindlich unterschrieben werden. Rechtsverbindliche Unterschriften kann nur die Hochschulleitung vornehmen, außer die Berechtigung wurde hierfür übertragen. Meist wird die Berechtigung, Mittelanforderungen rechtsverbindlich unterschreiben zu dürfen, auf die Projektleitung übertragen. Wenn eine → Mittelanforderung versandt wurde, ist es wichtig eine Kopie an die Haushaltsabteilung weiterzuleiten, damit die eingehenden Gelder zeitnah auf Ihrer → Kostenstelle verbucht werden können.

Die dritte Variante ist die → Mittelanforderung auf Rechnung. Soweit nichts anderes vereinbart ist, werden Rechnungen immer von der Haushaltsabteilung geschrieben, da hier vor allem in steuerpflichtigen Projekten verschiedene Vorgaben beachtet werden müssen. Deshalb sollten Sie immer, wenn eine Rechnung gestellt werden muss, auf die Haushaltsabteilung zugehen. Die Rechnungsstellung erfolgt entweder zu vereinbarten Terminen oder nach der Erreichung von vereinbarten Meilensteinen.

Kontoführung

Als kostenstellenverantwortliche Person können Sie selbst jederzeit online unter https://lsf.ph-gmuend.de/qisfsvsg/rds?state=user&type=0 auf das Kontoinformationssystem QIS-FSV zugreifen, so dass Sie stets im Blick haben, welche Ausgaben für das Projekt getätigt wurden. Der Zugang kann formlos über folgende Mailadresse beantragt werden: qisfsv(at)ph-gmuend.de.

Erkundigen Sie sich zu Projektbeginn, ob die Ausgabenpositionen gegenseitig → deckungsfähig sind oder nicht und ob Ausgabereste ins neue → Haushaltsjahr übertragen werden können.

Für die Finanzplanung im Projektverlauf kann es sich als nützlich erweisen, wenn Sie zusätzlich eine Excel-Tabelle anlegen, die es Ihnen ermöglicht, einen Überblick über die (auch geplanten) jahresbezogenen Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Hier sollten Sie sich an den im Antrag aufgeführten Finanzplan halten. Bitte geben Sie alle Belege im Original an die Haushaltsabteilung weiter!

Auftragsvergabe

Wenn Sie im Rahmen Ihres Projekts eine Dienstleistung in Anspruch nehmen (z.B. die Programmierung einer Datenbank), berücksichtigen Sie bitte, dass die Vergabe eines Auftrags gesetzlichen Richtlinien unterliegt (→ Vergaberecht) und Sie ggf. den Auftrag ausschreiben und mehrere Angebote einholen müssen. Es gibt bestimmte Schwellenwerte, an denen Sie sich hierbei orientieren müssen. Die Vorgaben der Drittmittelgeber sind – soweit vorhanden – zu beachten. Generell gilt hier der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Das Merkblatt "Beschaffungen" informiert Sie näher.

Arbeitszeitnachweis

Manche Fördereinrichtungen verlangen Nachweise von Projektmitarbeiter_innen über ihre Arbeitszeiten bzw. die anteilsmäßig im Projekt geleisteten Stunden (z.B. → Timesheets): Je nach drittmittelgebender Institution gibt es hier spezielle Dokumente, die eingereicht werden müssen. Bei einigen müssen der Zeitraum und die Höhe der geleisteten Stunden pro Mitarbeiter_in detailliert aufgelistet werden und die Unterschrift der Projektleitung ist nötig. Die genauen Bedingungen entnehmen Sie den Unterlagen der Förderinstitution. Bitte hinterlegen Sie Kopien der → Timesheets in der Projektakte.