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Projektkommunikation

Die Durchführung eines Projekts beinhaltet in allen → Projektphasen auf vielen verschiedenen Ebenen Kommunikation, z.B. innerhalb des Projekts, aber auch Kommunikation mit der Öffentlichkeit oder dem Fördermittelgeber. Auch hier müssen viele Entscheidungen getroffen werden. Innerhalb eines Teams, das ein Projekt bearbeitet, sollten passende Kommunikationswege miteinander abgesprochen werden.

Projektteam

Ein wichtiger Punkt bei jedem Projekt ist die Zusammensetzung des Projektteams. Definieren Sie bereits frühzeitig Projektverantwortlichkeiten und -zuständigkeiten. Dies kann z.B. bei größeren Projekten auch bedeuten, die Aufgaben der wissenschaftlichen Projektleitung von jenen der administrativen Projektleitung bzw. Projektkoordination von Beginn an klar zu trennen.

Gerade bei Verbund- oder interdisziplinären Projekten können Maßnahmen zur Teambildung oder eine „Teamklausur“, also ein Rückzug des Teams an einen ruhigen Ort für einen oder mehrere Tag/e zur gemeinsamen Bearbeitung eines Themas oder mehrerer Themen, sinnvoll sein. Auch dies sollte entsprechend für den Projektverlauf eingeplant werden.

Öffentlichkeitsarbeit und Dissemination

Die Sichtbarmachung der Forschungsaktivitäten ist gleichermaßen wichtig für die Wissenschaftler_innen wie für die Hochschulen, um sich mit Forschungsthemen in der Öffentlichkeit und Scientific Community zu positionieren. Auch aus diesem Grunde ist es wichtig, dass Sie die Öffentlichkeitsarbeit von Beginn an mit einplanen. Zu Projektbeginn sollten Sie z.B.:

  • Projektinformationen auf die Homepage Ihrer Hochschule (ggf. Verlinkung mit Projektpartnern) stellen,
  • Das Projekt in die Forschungsdatenbank der Hochschule eintragen (ggf. Geheimhaltungsklausel beachten),
  • Pressemitteilung bei relevanten Projekten (in Zusammenarbeit mit der Stabstelle Kommunikation und Marketing) verfassen,
  • Eintragungen in spezielle Datenbanken (z.B. GESIS) (z.T. von Fördermittelgebern explizit gewünscht) vornehmen,
  • Förderhinweise (ggf. mit Logo) bei Veröffentlichungen, Website, Flyern nicht vergessen (z.B. „Dieses Projekt wurde gefördert von der Stiftung XY“).

In bestimmten Fällen sind Absprachen mit Fördermittelgebern bei Öffentlichkeitsarbeit und Publikationen (z.B. Baden-Württemberg Stiftung) unter Berücksichtigung von Geheimhaltungsklauseln notwendig.

Denken Sie an die regelmäßige Pflege und Aktualisierung der Daten. Bestimmen Sie frühzeitig, wer dafür zuständig ist.

Kommunizieren Sie nicht nur zu Projektbeginn hochschulintern und nach außen, dass Fördergelder fließen und ein Projekt gestartet ist, sondern berichten Sie der Öffentlichkeit auch zwischendurch immer wieder von Teilergebnissen – soweit dies vertraglich möglich ist. Überlegen Sie, für welchen Personenkreis Ihr Projekt interessant sein könnte (z.B. breite Öffentlichkeit, Politik, bestimmte Medien, Fördermittelgeber etc.) und wählen Sie eine entsprechende Sprache. Und bedenken Sie: Auch die wissenschaftliche Community kann nicht mit jedem Konzept, jeder Methode oder jedem Fremdwort sofort etwas anfangen. Wissenschaftskommunikation ist dementsprechend anspruchsvoll. Halten Sie deshalb auch immer wieder Rücksprache mit der für Pressearbeit zuständigen Person, wenn es beispielsweise um Pressemitteilungen geht.

Zur → Dissemination, also der Veröffentlichung von Projekt(zwischen)ergebnissen, gehören zum Beispiel:

  • Tagungen und Workshops, bei denen Projektergebnisse vorgestellt und diskutiert sowie neue thematische Netzwerke aufgebaut werden können (zur Planung und Durchführung einer wissenschaftlichen Veranstaltung gibt es einen Moodle-Kurs „Tagungsplanung“)
  • Transfer von Projektergebnissen durch Publikationen (z.B. Artikel in Fachjournale, Projektergebnisse als Handreichungen, Checklisten, Info-Material, Schulungsmaterial etc. sowie Buchpublikationen)

In den verschiedenen → Projektphasen kann es strategisch wichtig sein, zu entscheiden, zu welchem Aspekt Sie bzw. das Team publizieren möchten. Verständigen Sie sich zu bestimmten Terminen darüber, welche Publikationsform für welchen Aspekt der Forschung angemessen erscheint.

Bitte beachten Sie Hinweise der Fördermittelgeber zur Öffentlichkeitsarbeit und zu Publikationen!

Ethikvotum für Veröffentlichungen

Für die Veröffentlichung von Projektergebnissen in (internationalen) Fachzeitschriften gilt in einigen Fachdisziplinen (z.B. Lebenswissenschaften, Psychologie), dass bei der Einreichung eines Fachbeitrags ein Ethikvotum vorgelegt werden muss. Es wird daher empfohlen, sich rechtzeitig mit der/dem Vorsitzenden der Ethikkommission der PH SG in Verbindung zu setzen. Zum Prozedere der Antragstellung sowie der Einreichung eines Antrags bei der Ethikkommission siehe die Ausführungen unter Projektstart zum Thema Ethikantrag.

Kommunikation mit dem Fördermittelgeber

  • Bei der Kommunikation mit Fördermittelgebern immer das Förderkennzeichen und den Projekttitel angeben. Bei offiziellen Schreiben sollte die hochschulinterne Projektnummer ebenfalls genannt werden.
  • Bei Fragen zur formalen Projektabwicklung (z.B. Drittmittelverschiebungen in das nächste Haushaltsjahr → kostenneutrale Verlängerung) kontaktieren Sie bitte zunächst die Haushaltsabteilung – bei noch offenen Fragen wenden Sie sich dann an den Fördermittelgeber.
  • Absprachen mit Fördermittelgebern sollten immer schriftlich per E-Mail oder Brief erfolgen (als Beleg). Bitte kommunizieren Sie diese Absprachen auch der Haushaltsabteilung und stellen das Ergebnis in der elektronischen Projektakte ein.
  • Bei z.B. Drittmittelverschiebungen oder kostenneutralen Verlängerungen ist meist ein schriftlicher, aber formloser Antrag zu stellen. Falls diese Änderungsabsprache telefonisch erfolgte, dokumentieren Sie diese schriftlich und lassen diese vom Förderer bestätigen.