Forschungskompass GD » Drittmittel » Projektdurchführung » Projektstart

Projektstart

Wir haben an unserer Hochschule sehr gute Erfahrungen damit gemacht, dass zu Beginn eines größeren Projekts ein Treffen zwischen der Projektleitung und den weiteren Projektmitarbeitenden mit den zuständigen Ansprechpartner_innen aus der Haushaltsabteilung und der Forschungsreferentin der Hochschule stattfindet, das sogenannte → Startgespräch.

Dieses Treffen dient dazu, wichtige Informationen auszutauschen, z.B. zu:

  • Verteilung der Mittel und Ressourcen (hier sollte auch besprochen werden, ob Sie ggf. Einnahmen durch das Projekt erwarten, z.B. Teilnahmegebühren o.ä.).
  • Vorgaben des Drittmittelgebers
  • Verwendungsnachweise und Bericht
  • Kontoführung
  • Beschaffungen
  • Elektronische Projektakte
  • Personaleinstellung/-verwaltung
  • Projektprüfung und Projektabschluss
  • Besonderheiten des Projektes
  • Forschungsdatenbank
  • Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit

Wenn Sie gleich zu Beginn offene Fragen und Unklarheiten mit den Beteiligten thematisieren, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass nichts Wichtiges übersehen wird.

Darüber hinaus ist auch ein Auftakttreffen (→ Kick-off-Treffen) aller am Projekt beteiligten Personen aus vielen Gründen sinnvoll. Es dient meist nicht nur einem ersten Kennenlernen, sondern auch der Definition von Aufgaben, Arbeitspaketen, Rollen, Zielen, der Kommunikationswege der Projektpartner_innen usw. Gerade für größere Projekte, in denen sich die Beteiligten noch nicht kennen, kann auch ein Projektstart in einem informelleren Rahmen den Boden für eine künftige Zusammenarbeit bereiten.

Einrichtung einer elektronischen Projektakte

Zum Projektstart legt das Forschungsreferat oder die Haushaltsabteilung eine → elektronische Projektakte an.

Wegen des Prüfungsrechts durch die Bewilligungseinrichtung bzw. -behörde besteht eine Aufbewahrungspflicht von Projektunterlagen und Belegen (bis zu 10 Jahren). Die Aufbewahrung der Belege und Rechnungsunterlagen richtet sich nach gesetzlichen Bestimmungen und Vorgaben wie z.B. Landeshaushaltsordnung oder Handelsgesetzbuch (nähere Informationen im Glossar unter → elektronische Projektakte).

Belege und Rechnungsunterlagen werden an der PH SG grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt. Die Zahlstelle der PH SG ist für die Aufbewahrung der Unterlagen zuständig. Über die Art und Weise der Aufbewahrung und Datensicherung von weiteren Projektunterlagen (Antragsunterlagen, → Zuwendungsbescheid, Verträge, Mittelabruf, Zwischen- und Abschlussberichte etc.) zu Drittmittelprojekten gelten an der PH SG seit Frühjahr 2016 folgende Regelungen:

  • Die Datenabspeicherung der relevanten Unterlagen muss während der Projektlaufzeit laufend und zeitnah erfolgen.
  • Die elektronische Projektakte eines Drittmittelprojektes wird auf dem Netzwerklaufwerk unter „Projektakte (\\sg-rad.de\FuL\Projektakte\laufende Projekte\[Projektnummer]_[Projektkürzel])“ eingerichtet. Auf die jeweilige elektronische Projektakte werden die Haushaltsabteilung, die Forschungsreferentin sowie Teile des Rektorats (Kanzler und Prorektor_in für Forschung) Zugriff haben.
  • Die Ordnergliederungsstruktur ist vorgegeben und bitte einzuhalten.
  • Die Speicherung aller Dokumente erfolgt gemäß dem Landesstandard ausschließlich im Office Dateiformat oder PDF-Dateiformat. E-Mails sollten als txt-Datei abgespeichert werden.
  • Die Projektleitung des Drittmittelprojektes ist verantwortlich für die Ablage bzw. Speicherung der Dokumente.
  • Spätestens zwei Monate nach Projektende bzw. nach Einreichung des Abschlussberichtes und des finalen Verwendungsnachweises muss die „abgehakte“ Checkliste von Projekten, bei denen der Fördermittelgeber diese Unterlagen fordert, bei der Haushaltsabteilung und der Forschungsreferentin zur vollständigen Datenablage unaufgefordert per E-Mail eingehen.

Die Dokumentation der Projektbearbeitung und der Forschungsergebnisse erfolgt nicht in der Projektakte (Ausnahmen sind Zwischenberichte und der Abschlussbericht).

Die Struktur der elektronischen Projektakte gibt Ihnen Hinweis, welche Projektunterlagen darin gespeichert werden sollten unter Angabe der internen Kostenstellen-Nummer und des Projektkurznamens (Beispiel: 7030012_QuiF).

Die Checkliste zur elektronischen Projektakte gibt eine Übersicht, welche Projektunterlagen elektronisch gesichert werden müssen. Hier finden Sie auch die Vorlage „Übersichtsblatt zum Personal“.

Ethikantrag

Für Projektvorhaben in den Lebenswissenschaften, für einige psychologische Untersuchungen sowie für vergleichbare Untersuchungen in angrenzenden geistes- und sozialwissenschaftlichen Fächern (wie z.B. Erziehungswissenschaft, Soziologie) ist es erforderlich, dass Sie für die Beantragung von Forschungsdrittmitteln (z.B. bei der DFG) oder für die Publikation in einem Fachjournal ein Ethikvotum einholen. Ein Ethikvotum ist grundsätzlich immer vorzulegen, wenn

  • Untersuchungen an Menschen, an von Menschen entnommenem Material oder mit identifizierbaren persönlichen Daten geplant sind (gilt insbesondere für die Lebenswissenschaften)
  • in Ihrem Forschungsprojekt den untersuchten Personen Risiken zugemutet werden, die Untersuchung mit hohen (körperlichen oder emotionalen) Belastungen verbunden und/oder wenn die untersuchten Personen nicht vollständig über Ziele und Verfahren der Studie aufgeklärt werden (z.B. in der Psychologie, Erziehungswissenschaft, Soziologie)

Generell sind Ziele bei der Einholung eines Ethikvotums (nach der DFG):

  • die Überprüfung der Vorkehrungen zur Minimierung des Risikos für die Proband_innen,
  • das Abwägen des Verhältnisses zwischen Nutzen und Risiken der Studie,
  • die Berücksichtigung der Bestimmungen zur Einwilligung der Proband_innen beziehungsweise ihrer gesetzlichen Vertreter_innen,
  • die Überprüfung der Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, vor allem der Datenschutzbestimmungen.

Bitte achten Sie darauf, dass das Ethikvotum aktuell und auf Ihren Namen ausgestellt ist sowie den Titel Ihres Antrages enthält.

Prozedere zur Erlangung eines Ethikvotums

An der PH SG müssen Sie einen Ethikantrag an die/den Vorsitzenden der Ethikkommission richten (den Vorsitz hat die/der aktuelle Prorektor_in für Forschung in). Der Antrag umfasst folgende Dokumente:

  • Anschreiben an die/den Vorsitzende_n der Ethikkommission mit kurzer Erläuterung zum Sachverhalt
  • Antrag auf Stellungnahme der Ethikkommission
  • Drittmittelantrag zum Forschungsvorhaben
  • Ggf. Anlagen wie Fragebogen, Informationsschreiben z.B. für Lehrer_innen oder Eltern, Muster für Einverständniserklärung, Muster für Beobachtungsprotokolle etc.

Hier finden Sie das Beispiel "Gliederung Ethikantrag".

Der Ethikantrag wird an die Mitglieder der Ethikkommission weitergeleitet. Diese beraten über den Antrag und stellen ein Ethikvotum aus. Im Nachgang der Sitzung der Ethikkommission werden die antragstellenden Personen über das Ergebnis der Sitzung schriftlich informiert.

Bitte planen Sie von der Einreichung eines Ethikantrags bis zur Entscheidung durch die Ethikkommission mehrere Wochen ein. Es wird empfohlen, sich im Vorfeld der Antragstellung mit der/dem Vorsitzenden der Ethikkommission oder mit dem Prorektorat für Forschung über den zeitlichen Verlauf und die erforderlichen Antragsunterlagen abzustimmen.

Im Internet finden Sie zudem verschiedene Tools und kostenfreie Software zu Projektmanagement (z.B. ProjectLibre).